Елена Харламова

Елена ХарламоваБезбумажный офис - миф или реальность?

Стремительное развитие информационных технологий накладывает отпечаток и на повседневную  жизнь, в том числе – и на производственные  процессы современного «офисного планктона». А в том, что тотальная автоматизация проникла в самые глубины некогда сугубо «бумажных» офисов, сомневаться уже не приходится. И как бы ни бились головами о стену поборники старинных методов ведения отчетности и документооборота, привычные кипы формуляров, докладных и справок сейчас все чаще заменяют их электронные аналоги.

 

 

Классик «компьютерной эпохи» - великий Билл Гейтс - оказался как нельзя прав в своем знаменитом произведении «Бизнес со скоростью мысли»: «Электронные технологии способны полностью изменять не только производственные процессы, но и саму бизнес-модель компании. В частности, они избавляют сотрудиников от трудоемкой и медлительной работы с бумажными документами».

 

Эпоха рождения казавшейся тогда научной фантастикой идеи электронной рабочей среды – далекие 70-е годы. Мысль для тех лет, бесспорно, инновационная и даже слегка безумная. Впрочем, безумием казались в свое время космические корабли, атомные бомбы и подводные лодки, описанные в романах тогдашних фантастов. Сегодня же теория безбумажного офиса находит всё большее применение в тех сферах, где документальные носители возможно заменять электронными. Однако, насколько перспективной – и осуществимой ли в принципе на все 100% - может оказаться эта тенденция? Вопрос достаточно спорный. Особенно, если обратиться к такой категории работников, как государственные служащие. Люди это, как правило, достаточно косные и с огромным предубеждением относящиеся к разного рода новшествам. По мнению зарубежных экспертов, лидируют в области «бумаги» именно государственные предприятия, а также учреждения образования и медицины. Словом, здесь имеют место тенденции гоголевской «Шинели» - с ее «маленькими человечками», сидящими за огромными столами в окружении горы бумажных конвертов, миллионов отчетных форм и привычных пухлых ежедневников. Канцелярии, насколько «съедающей» полезные офисные объемы, настолько и дорогой. 

 

Причина же столь ярой приверженности к классическим носителям лежит на поверхности – в ставшей уже крылатой фразе «без бумажки ты - букашка». Если подтвердить выполнение того или иного поручения, удостоверить определенный факт можно на бумаге, то в случае возникновения «ситуации Х» такое подтверждение станет замечательным доказательным подспорьем, а проще говоря – банальной подстраховкой, чтобы в случае чего не получить «на орехи» от высокого начальства. Тенденция эта общемировая, хотя пока что наиболее наглядно она просматривается в нашей стране. И это – не только остатки пресловутого постсоветсткого менталитета, но и извечное стремление славянского человека предъявить вопрошающему «что-нибудь с печатью». Компьютер может выйти из строя, флешка с квартальным отчетом – вывалиться из дыры в кармане пальто, а вот привычная бумага в папке – практически бессмертна, если только ее не облить чернилами или керосином, не сжевать и не поджечь….

 

Что же касается медицины – прична здесь не столько в низкой квалификации врачей или боязни наших медиков потерять рабочие места. Вся профессиональная деятельность работников медучреждений и страховых компаний должна быть строго документирована законодательно. Но оставим в покое психологическую подоплеку и перейдем к более насущным вопросам: есть ли противники у «теории безбумажного офиса», кому это выгодно и какие несет перспективы?

 

Что касается первого вопроса – на него можно смело отвечать утвердительно. По одной простой причине – динамика потребительского спроса на «околобумажную» продукцию неуклонно возрастает. И если все офисы повально перейдут на электронную рабочую среду, то многочисленные продавцы копиров, принтеров и комплектующих, а также канцелярских принадлежностей останутся без хлеба. Бизнес это обширный, устоявшийся и весьма прибыльный. Поэтому сомнений в том, что производители описанных товаров захотят покинуть насиженнную «целевую нишу», быть не может. К слову, данный факт – также косвенный ответ на вопрос, почему еще не изобретен «эликсир бессмертия», таблетка от всех болезней и почему так мало пользуются популярностью водородные двигатели…. Причина – общая, ответ – простой.  

 

Хотя, если говорить о перспективах идеи в целом, она весьма глобальна и неоднозначна. Во-первых – это сокращение финансовых издержек компаний и госучреждений на сопутствующую технику и аксессуары. Документооборот – как внешний, так и внутренний – это крупная статья расходов: в мире ежегодно на бумагу с мониторов выводится около 2,9 триллионов страниц. И это – не считая написанных «от руки» отчетов, справок, докладных…. Принтеры и копиры активно потребляют электроэнергию, которая, как известно, тоже небесплатна. А после этого 45% всех документов, напечатанных на них, отправляются прямиком в мусорную корзину, производя совокупный поток канцелярских отходов объемом в триллион листов ежегодно. Так «легкие планеты» превращаются в ведущее составное звено цепочки бумажного мусора. А следовательно, внедрение «безбумажных» технологий окажет значительное позитивное влияние на экологию планеты.

 

Что же касается технической стороны вопроса, то здесь все далеко не так сложно, как может показаться на первый взгляд неискушенному техническими тонкостями клерку. К примеру, клиентам компании информация может предоставляться путем различных электронных методов: начиная от флеш-носителей и DVD-дисков, и заканчивая запароленными сообщениями или же тематической информацией на сайте фирмы. Документы могут обладать различными уровнями доступа, а также защитой от распечатки или редактирования. При этом необходимость создавать бумажные копии, а также ставить в кабинетах набитые бумагами шкафы говорит сама за себя. Помимо этого, современные электронные технологии на сегодняшний день могут послужить полноценной заменой производственных и бизнес-процессов в компании. Эффективность работы персонала становится выше, поскольку они избавлены от трудоемкой воозни с бумажными носителями. И если стопроцентно «безбумажный» офис – это еще пока что недосягаемая мечта, то к ней неободимо всячески стремиться. Тем более, что соответствующих инструментов сегодня – великое множество. И ежедневный рабочий процесс даже крупной компании при этом будет обеспечен:

  • Электронными коммуникациями;
  • Электронным архивом документов;
  • Электронными закупками;
  • Электронным документооборотом;

 

Такие термины, как мобильные сотрудники, мобильный офис, облачные сервисы и  BYOD знакомы уже многим. К тому же, технологии не дремлют – и, возможно, уже совсем скоро привычные многим принтеры, ксероксы и факсы станут таким же техническим достоянием истории, как патефон, пишущая машинка или прожившие короткую, но бурную жизнь пейджинговые системы….

Комментарии