Елена Харламова

Елена ХарламоваПроведение служебных совещаний: культура организационных отношений и психологические аспекты.

Основная цель служебного совещания – решение таких задач или проблем, которые требуют совместного обсуждения коллегиально. Именно поэтому руководителя следует сосредоточить свое внимание не только на организационных его аспектах, но и на морально-психологических. Причем, последний фактор должен занимать если не первостепенное, то уже, наверняка, не конечное место в подобной схеме взаимодействия.

Типология производственных совещаний обширна и разнообразна, однако их можно разделить на несколько основных подгрупп:

Для выработки и принятия управленческого решения. Подобные мероприятия, как правило, проводятся в узком кругу исполнителей и требуют дополнительных мер защиты информации. Если говорить о современных методиках промышленного шпионажа, то они весьма множественны. При этом, следует учитывать не только технический фактор (защита помещения от утечек, прослушивания), но и такой широко известный факт, как естественная утечка. Если на совещании обсуждается информация закрытого порядка, то присутствующие на нём работники должны, как минимум, дать подписку о неразглашении полученной ими информации. В противном случае может оказаться, что ведущий ТОП-менеджер поделился секретами многомиллионного контракта за чашкой кофе с секретаршей, а та, в свою очередь, разболтала корпоративные секреты  подружкам в фитнес-клубе.

Оперативные, связанные с решением срочных текущих задач. Обычно подобные мероприятия носят название планерок или летучек и проводятся в ограниченном кругу участников обсуждаемого действия. По времени летучки и планерки занимают не более 15-20 минут, при этом вся информация подается в сжатом и упрощенном виде, для более доступного её восприятия подчиненными.

По итогам реализации какого-либо решения с целью оценки его результатов. Обычно своей целью носят принятие конечного управленческого консенсуса - что, в итоге, влияет на общий исход дела по тому или иному вопросу.

Связанные с организацией реализации уже принятых решений. Проводятся в узком кругу пользователей, требуют дополнительных мер безопасности в плане изоляции сетевой инфраструктуры, защиты от прослушивания и утечек, а также дополнительных мер противодействия естественным утечкам информации.

Эффективность применения в управленческой практике такой формы организации мероприятий, как служебное совещание, зависит от качества его подготовки и проведения. Первым делом, в процессе подготовки совещания руководитель обязан:

Заранее определить и чётко сформулировать повестку дня.

Ограничить круг участников теми работниками, которые имеют непосредственное обсуждение к оговариваемой проблеме.

Заранее ознакомить всех участников с повесткой дня, временем и местом проведения совещания и со всеми материалами, которые обладают непосредственным отношением к обсуждаемым вопросам (докладными, справками, тезисами доклада, проектами решения и т.п.)

Предварительно уведомить либо всех участников, либо некоторых из них о том, чтобы они персонально были готовы высказать собственное мнение либо же ответить на те или иные вопросы.

Позаботиться о подготовке помещения, оргтехники и обслуживающего персонала.

Если говорить об основных организационных аспектах проведения производственных совещаний, первым делом следует уделить повышенное внимание начале работы: проводить совещание следует в строго назначенное время, даже если некоторые из приглашенных работников отсутствуют. В случае неявки тех работников, без которых проводить его нецелесообразно, совещание лучше перенести. При этом у опоздавших или отсутствующих впоследствии необходимо выяснить причину опозданий и неявок, и принять затем необходимые меры.

Открывать совещание руководитель должен кратким вступительным словом, чётко сформулировав при этом основную цель мероприятия. Предлагаемый регламент при этом определяет общую продолжительность совещания. Тон совещанию, как правило, задает уже само появление руководителя в аудитории, как и первые произнесенные им фразы. От вступительной речи зависит напрямую, проявят ли сотрудники должный интерес к обсуждаемым вопросам и как они настроятся на работу. Как правило, присутствующие внимательно относятся к первым словам директора, обращая при этом внимание на такие незначительные мелочи, как выражение лица, жесты, позу, тембр голоса, паузы, речевые огрехи и дикцию, возможные оговорки и погрешности в одежде.  Первое впечатление о руководителе решающим образом сказывается на результатах совещания. И для того, чтобы установить на мероприятии качественный контакт с коллегами,  руководитель должен начинать разговор в спокойном тоне, с бодрым и ровным настроением, верой в собственные силы, свою организацию и своих коллег. Отечественные руководители при этом могут позаимствовать великолепный практический опыт у ТОП-менеджмента Страны Восходящего солнца. Великолепной корпоративной традицией там является исполнение гимна корпорации, которое позволяет не только сплотить присутствующий персонал, но и придать мероприятию торжественно-благородный окрас.

С чего начинать выступление?  

Как правило, начинаться каждое из выступлений должно в дружелюбно-благожелательном тоне. При этом, руководитель может применять цитату из выступления тематического классика, непошлую шутку, комплимент в адрес того или иного участника. Однако, необходимо помнить, что начало делового разговора создает не только фон для основной части, но и позитивную установку, а концовка разговора оставляет в памяти отношение к нему.

Важно приветствовать присутствующих с дружелюбным выражением лица. Смотреть работникам необходимо прямо в глаза, улыбаться и сохранять до конца мероприятия положительный зрительный контакт. Улыбка не только выигрышно влияет на голос выступающего, но и позволяет учесть его настроение, исходящие от руководителя положительную жизненную энергию и уверенность в себе. Характеристиками «удачного» голоса считаются следующие:

  • приятный на слух,
  • низкого тембра,
  • тёплый,
  • бархатистый,
  • властный,
  • спокойный,
  • управляемый,
  • уверенный,
  • дружелюбный,
  • интонационно-окрашенный;
  • доброжелательный и выразительный.

Уместно и такое начало, когда секретарь напоминает присутствующим, какие решения были приняты на предыдущем совещании, какие из них – еще не выполнены (хотя сроки уже истекли) и кто персонально за это отвечает. Подобное начало сразу настраивает присутствующих на деловой лад и дисциплинирует. Во время обсуждения последовательности повестки дня считается целесообразным рассматривать вопросы согласно степени их актуальности и сложности.

Социальные психологи рекомендуют первым обсуждать вопрос интересный и малодискуссионный – тогда у участников совещания возникнет благоприятный психологический настрой, поскольку на обсуждение вопроса уходит немного времени. И они готовы будут быстро и с высокой эффективностью.

Руководитель следит за соблюдением регламента, а также направляет обмен мнениями в нужное русло. Если на совещание приглашаются работники одного управленческого уровня, то порядок предоставления слова для выступления значения не имеет. Если же на мероприятии присутствуют работники разных уровней, то во время обсуждения спорных вопросов целесообразно вначале предоставить слово подчиненным, а после этого – их непосредственным руководителям, дабы не смущать авторитетом последних иных выступающих.

Выбор поведенческой культуры руководителя имеет прямое отношение к поставленным целям, а также конкретной ситуации, в которой совещание проводится.

Вопросы являются великолепным инструментом для того, чтобы направить совещание в желательное русло.

Все разнообразие вопросов, применяемых в процессе любого делового совещания, можно разделить на три типа:

Закрытые – вопросы наводящего типа, на которые можно отвечать коротко: да или нет. Ответы могут быть «правильными» и «неправильными». Это определяет ведущий совещания. Слишком часто применять подобный тип вопросов нецелесообразно, поскольку некоторые сотрудники любят отвечать так, как мы от них ожидаем.

Открытые – необходимые вопросы типа «Что»? или «Как», которые позволяют давать ответы выступающим ситуации и получать полную картину восприятия (понимания) выступающим ситуации. Они позволяют участникам высказывать собственную точку зрения на тип обсуждаемой ситуации.

Вопросы принудительного характера – тип «Почему»? Подталкивают, заставляют присутствующих искать ближние либо отдаленные причины сложившейся ситуации. Однако, вследствие принудительного характера, их не следует применять довольно часто. Как известно, люди наиболее охотно излагают свои мысли, когда их поощряют. Вербальное поощрение – повтор ключевых слов говорящего – буквально подталкивает последнего раскрыть подробно свои мысли.

Проводя совещание, необходимо соблюдать следующие общие правила ведения спора:

 Чётко разграничивать, по каким вопросам спорить можно, а от обсуждения каких деталей лучше отказаться;

Стараться возражать так, чтобы не вызывать неприязни и раздражения собеседника. Не допускать превращения спора относительно деловых проблем в выяснение личных отношений.

Не вводить собеседника в замешательство в присутствии других, демонстрируя его некомпетентность.

Проигрывать и побеждать достойно, а при поражении – не сердиться и не теряться. Дать возможность проигравшим в споре «сохранить своё лицо».

Во всех случаях поблагодарить участников за то, что деловой разговор состоялся, за высказанную критику и принятые предложения.

Аргументы и факты.

В процессе проведения совещания руководителю не только важно аргументировать собственную идею, но и уметь аргументированно ответить на критику. Руководитель должен не только настоять на собственном видении вопроса, но и не разрушить при этом добрые партнерские отношения.

Существенное значение во время проведения совещания имеет обеспечение эмоционального единства коллег-единомышленников. Необходимо способствовать тому, чтобы каждый член коллектива на совещании принял участие в решении проблемы и смог услышать мнение каждого.

Во время принятия решения весьма эффективно применение групповых дискуссий. Увидеть различные грани проблемы, сопоставить противоположные позиции помогает брейнгсторминг, или «мозговая атака».

Актуальным моментом во время проведения мероприятия является визуализация. Увиденная участниками совещания информация запоминается надолго. Суть её заключается в следующем:

- проблема становится всё более понятной, если записать её в виде письменного запроса на доске.

- письменная информация легче маркируется, сортируется и структурируется, что значительным образом улучшает процессы принятия решений и может означать существенный выигрыш во времени.

- высказывания, содержащие информацию о проблеме, быстро теряются, если они бывают только вербальными. Визуализировать же посредством записи ключевых слов – означает создать картинку в качестве средства сохранения их в памяти.

- пробное голосование при помощи «карты мнений» может быть выполнено гораздо легче, если, к примеру, каждый из участников отмечает свой выбор на соответствующих листочках с альтернативными предложениями. Это способствует лучшему структурированию процесса решения.

Значительное влияние на собеседников во время проведения деловых совещаний оказывает имидж руководителя (на этом подробнее остановимся в следующих материалах).

Небольшой итог

Завершая совещание, руководитель должен подвести итоги, а также значительно конкретизировать результаты. Это может быть не только окончательное решение по обсуждаемому вопросу, но и окончательный документ, в котором чётко определено: что, как кому и к какому сроку делать.

Руководитель поручает одному из участников введение протокола совещания. По окончании мероприятия целесообразно иметь стенограмму или магнитофонную запись. Это необходимо, если решение окончательно не сформулировано. В таком случае следует дать поручение конкретной группе специалистов подготовить на основе совещания решение либо программу дальнейшей работы по дополнительному изучению и последующему решению обсуждаемых проблем.

Комментарии